教室長の方へ:はじめ方をくわしく

この順番どおりに進めると、20〜30分で、その日の授業から使い始められます。登録後のアプリにも同じ手順の「はじめの準備」画面があり、進み具合が保存されます。

まず手元に用意するもの

手順0:塾を登録する(約3分)

  1. トップページの「30日間無料で始める」を押すクレジットカードの登録はありません。30日が過ぎても自動で課金されることはありません。
    塾を登録する
  2. 塾名・教室名・お名前・メールアドレス・パスワードを入れるパスワードは8文字以上です。このアカウントが「教室長」になり、塾のすべての設定ができます。
  3. 利用規約とプライバシーポリシーを確認して「登録して始める」登録すると、自動で「はじめの準備」画面が開きます。

手順1:塾の情報を確かめる(約2分)

  1. 塾名・教室名を確認する保護者のページや案内プリントにそのまま表示されます。
  2. 保護者向けの連絡先を入れる電話番号と受付時間などを入れておくと、保護者のページに「お急ぎの場合はお電話ください」として表示されます。

手順2:報告書の様式を決める(約5分)

ここがいちばん大切です。AIは、登録した報告書の見出し・順番・記号・文体・長さを真似して書きます。今の書き方のまま続けられるので、保護者に違和感を与えません。
  1. メニューの「様式」を開く最初から「標準」の見本が入っています。押すと中身を確認でき、それをもとに新しい様式を作ることもできます。
  2. 今の報告書を読み込む紙の報告書なら「写真・PDFを選ぶ」から写真を撮るかPDFを選ぶと、AIが文字に起こして入れます(名前などは「○○」に置き換わります)。データがある場合は1枚分そのまま貼り付けてもかまいません。【授業内容】【理解度】などの見出しや記号もそのまま入れてください。生徒の名前や点数は、架空のものに変えて大丈夫です(AIは見本の中身を使いません)。
  3. 必要なら「補足の指示」を入れる例:「200字以内」「点数は書かない」「敬語はやわらかめに」「最後に必ず家庭学習の提案を入れる」。
  4. 書き方が違う報告書は、別の様式として登録する例:「受験生用(志望校との距離を一言入れる)」「小学生用(やさしい言葉で)」。生徒ごとにどれを使うか選べます。

決まった書き方がない場合は、「はじめの準備」の「標準を使う」を押せば、この手順は完了です。

手順3:講師を招待する(約3分)

  1. 「はじめの準備」か「講師」画面を開く招待コードと、講師に送る文面が表示されています。
  2. 文面をコピーするか「メールで送る」を押す文面には、登録用のリンク・招待コード・使い方のページが入っています。コピーした文面は、講師とふだん連絡している方法でそのまま送れます。
  3. 講師が自分で登録する講師はリンクを開いて、名前・メールアドレス・パスワードを入れるだけです。登録が済むと、講師の一覧に表示されます。

講師がいない(自分だけで教えている)場合は、「講師はいない」を押せば完了です。講師が辞めたときは「講師」画面の「外す」で利用を止められます。

手順4:生徒を登録する(1人1分ほど)

  1. 「生徒」→「生徒を登録」まずは今日・明日に授業がある生徒から登録すると、すぐに試せます。
  2. 名前・ふりがな・学年・科目を入れるふりがなは一覧の並び順に使います。科目は「数学・英語」のように「・」で区切ります。
  3. 担当講師と様式を選ぶ講師の画面には、自分が担当する生徒の授業が並びます。
  4. 報告書の作り方を選ぶ(複数科目の場合)「まとめて1通」か「科目ごとに分ける」。授業ごとに切り替えることもできます。
  5. 通塾の曜日と時間を入れる入れておくと、ダッシュボードと「報告を書く」に、その日の授業として自動で並びます。週2回なら「＋ 曜日を追加」で増やします。
  6. 目標・保護者のお名前・メモを入れる(任意)目標は、AIが報告書や月次レポートを書くときの参考になります。保護者のお名前は案内プリントの宛名になります。

登録すると、生徒ごとの保護者用ページ(リンクとQRコード)が自動で作られます。QRコードは生徒ごとに違い、読み取るとその生徒のページだけが開きます。

兄弟・姉妹がいる場合:生徒の登録(または編集)画面の「兄弟・姉妹」で、同じ保護者の生徒を選んでつなげます。保護者は1つのページの上の切り替えで兄弟の報告を見られ、通知をオンにすると兄弟の分もまとめて届きます。保護者のお名前が空のときは、兄弟の登録からそのまま引き継ぎます。案内プリントにも兄弟の名前が載ります。

手順5:試しに報告書を1件作る(約3分)

  1. 「報告を書く」で生徒を選ぶ今日の授業がある生徒は一覧に並んでいます。ほかの生徒は下の選択欄から選べます。
  2. マイクを押して30秒ほど話す例:「今日は二次関数の最大最小。最初は場合分けで迷っていたけど、グラフを描いたら最後の2問は自力で解けた。宿題はワーク40から42。次回は応用問題。」
  3. 「報告書にする」を押す10秒ほどで、登録した様式どおりの報告書ができます。
  4. 【要確認】を埋めて、確認してから提出話していない情報(宿題の範囲など)は、AIが勝手に作らず【要確認】として残します。残ったままでは提出できません。
マイクが使えないとき:ブラウザの設定で、このサイトのマイクを「許可」にしてください。それでも使えない場合は、スマホのキーボードにあるマイクボタンで話しても同じように使えます。試しに作った報告は、生徒のカルテで削除できます。

手順6:保護者に案内プリント(QRコード)を渡す(まとめて5分ほど)

保護者は、生徒ごとの専用ページで報告を読みます。ログイン・アプリのインストール・LINEの登録はどれも不要です。最初に1回だけ、次のどちらかで案内してください。

  1. A. 案内プリントを渡す(おすすめ)メニューの「案内プリント」を開きます。生徒の一覧に、案内の状況(通知オン/案内済み・通知まだ/まだ案内していない)が出ます。
    印刷したい生徒にチェックを入れて(最初は「通知オンでない生徒」が選ばれています)「選んだ生徒の案内を印刷する」→「印刷する」。1人1枚(A4)で、保護者の名前・QRコード・通知をオンにする手順が載った案内が出ます。PDFに保存することもできます。授業のときに手渡しします。
    1人分だけなら、生徒のカルテの「案内プリントを印刷(QRコード)」からも出せます。
  2. B. リンクを送る生徒のカルテ →「コピー」か「メールで送る」。専用ページのリンクが入った文面を、ふだんの連絡手段で送ります。

導入を一斉にお知らせする文面は、「はじめの準備」の手順6にあります(コピーして使えます)。

あとから「案内プリント」を開けば、まだ通知をオンにしていない家庭がひと目で分かります。その家庭にだけ、もう一度プリントを渡してください。

保護者への通知のしくみ

最初に1回
案内プリント(QRコード)かリンクで、専用ページを開いてもらいます。保護者がページの「通知をオンにする」を押すと準備完了です。iPhoneの場合は、先にページを「ホーム画面に追加」して、ホーム画面のアイコンから開いてから押します(案内プリントとページに手順が出ます)。
報告のたび
講師が報告を提出すると、保護者のスマホに自動で通知が届きます。塾からお知らせを送る作業はありません。月次レポート・塾からの返信・振替の承認でも通知が届きます。
確認のしかた
生徒のカルテの「保護者のスマホへの通知」が「オン」になっていれば届きます。「まだ」の保護者も、ページを開けばいつでも報告を読めます。
返信・振替
保護者が専用ページから送ると、ダッシュボードに届きます。カルテから返信もできます。
LINEや塾のLINE公式アカウントは使いません。お知らせはVOXAの専用ページの通知だけで完結します。

講師の画面を確認する

「講師」画面の各講師の「講師の画面で見る」を押すと、その講師にどう見えるか(担当授業・トーク・カレンダーなど)を確認できます。確認中は見るだけで、操作はできません。上の「教室長の画面に戻る」で戻ります。教室長ご自身の行で押すと、自分が担当する生徒で講師の画面を確認できます。

カレンダー(生徒・講師・授業をひとつで管理)

メニューの「カレンダー」で、授業・講師の出勤・教室の予定を1つのカレンダーで管理します。日付を押すと、右側にその日の内容が出ます。

いつもの授業
生徒の情報の「通塾日」(曜日と時間)から自動で入ります。毎週の曜日・時間が変わるときは、生徒の通塾日を直してください。
授業を追加
日付を押して「授業を追加」で生徒・時間・講師を選びます。講師を選ぶ欄に、その日の講師の出勤できる時間が出ます。「毎週 × 4回」などの繰り返しもできます。
日時の変更・お休み
その日の授業の「日時を変更」で別の日に移したり、「この日は休み」でお休みにできます。間違えたら「元に戻す」。
講師の出勤
講師が入れた出勤できる日と時間(例:16:00〜21:00)が、その日の「講師の出勤」に並びます。授業が講師の出勤時間外になると、カレンダーとダッシュボードに赤く「要調整」と出ます。
教室の予定
「予定を追加」で、テスト期間・講習・面談・休校日などを入れます。講師にも同じカレンダーで見えます。
表示する講師
講師を選ぶと、その講師の授業だけを表示します。
講師に任せる範囲
右下の「授業の予定を編集できる人」で、教室長だけ/講師は自分が担当する授業だけ/講師もすべての授業を選べます。講師は、許可された範囲だけ追加・変更できます(見るのは全員できます)。

カレンダーの授業は、ダッシュボードの「今日の授業」と講師の「報告を書く」にも反映されます。

毎日の使い方

  1. ダッシュボードを見る今日の授業と報告の提出状況、保護者からの連絡、振替の申請、2週間報告がない生徒がまとまっています。
  2. 保護者とのトークに返信するメニューの「トーク」に、生徒ごとの保護者とのやりとりが並びます(未対応の件数に赤い印)。教室長と講師が同じトークを見て、どちらからでも返信できます。返信すると保護者のスマホに通知が届き、未対応の印が消えます。
  3. 振替を承認する「承認」すると保護者のスマホに通知が届き、カレンダーにも反映されます。
  4. カレンダーを整える「カレンダー」で、講習・補習の追加、日時の変更、お休み、テストや休校日などの予定を入れます。講師の出勤時間外の授業は「要調整」と出るので、講師か時間を変えて解消します(上の「カレンダー」)。
  5. 案内の状況を見るときどき「案内プリント」を開き、通知をオンにしていない家庭に案内プリントを渡し直します。
  6. 月末に月次レポートを送る「月次レポート」で生徒と月を選ぶと、その月の報告とテスト結果からAIが保護者向けのレポートを作ります。確認してから送ります。

困ったときは

講師が登録できない
招待コードが正しいか確認してください。「講師」画面でコードを作り直した場合は、新しいコードを送り直してください。
保護者がリンクをなくした
「案内プリント」で、その生徒の案内プリントをもう一度印刷して渡すか、カルテからリンクを送ってください。
リンクが他の人に知られた
カルテの「リンクを作り直す」で古いリンクを使えなくし、新しいリンクを送り直してください。
報告を間違えて提出した
カルテの報告の履歴から「この報告を削除」で消し、作り直してください。
お試し期間が終わった
データはそのまま残り、AIでの作成だけが止まります。「設定」→「ご契約について」からお申し込みください。

わからないことがあれば、お問い合わせください。