VOXA運営事務局(以下「運営者」)は、指導報告書作成サービス「VOXA(ヴォクサ)」(以下「本サービス」)における個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他の法令を守り、次のとおり取り扱います。
1. 取得する情報
- 塾・教室の管理者および講師のアカウント情報(氏名、メールアドレス、担当科目など)
- 利用者(塾)が本サービスに登録する生徒の情報(氏名、学年、科目、通塾日、目標、テストの点数、面談の記録、指導報告書の内容、講師が話した内容の文字起こしなど)
- 保護者が共有ページから送信する内容(返信のメッセージ、振替の申請)
- 保護者が通知をオンにした場合の、通知の送り先の情報(ブラウザが発行する通知用のアドレスと鍵、端末の種類)。通知をオフにすると削除されます。
- お問い合わせフォームに入力された情報
- アクセス日時など、サービスの提供・安全のために必要な技術的な情報
音声は利用者の端末(ブラウザ)で文字に変換され、運営者のサーバーには音声データを保存しません。
2. 利用目的
- 本サービスの提供(報告書の作成、生徒カルテ、保護者への共有、予定の共有など)
- 本人確認、お問い合わせへの対応、ご契約・請求に関する連絡
- 不正利用の防止、障害の対応、サービスの改善(個人を特定しない統計に限ります)
3. 生徒の情報について
生徒の情報は、利用者である塾が自らの業務のために登録・管理するものです。運営者は、塾から委託を受けて本サービスの提供に必要な範囲でのみ取り扱い、それ以外の目的には使いません。塾は、生徒・保護者から必要な同意を得たうえで情報を登録してください。
4. 外部サービスへの委託と外国への移転
本サービスは、次の事業者のサービスを利用して運営しています。これらの事業者のサーバーは日本国外(主に米国)にある場合があります。各社は個人情報の保護に関する措置を講じています。
- Google LLC(Firebase:アカウント認証・データの保存)
- Vercel Inc.(Webサイトの配信・サーバー処理)
- 通知の配信事業者(Google、Apple、Mozillaなど、保護者がお使いのブラウザの提供元)…通知の配信のため、通知の文面(塾名とお知らせの内容)が暗号化して送られます。
- Anthropic PBC(AI「Claude」による報告書の作成)…送信した内容がAIの学習に使われない法人向けAPIを利用しています。
5. 第三者への提供
法令に基づく場合を除き、ご本人または塾の同意なく、個人情報を第三者に提供しません。保護者用の共有ページは、そのリンクを知っている人だけが閲覧できる仕組みです。リンクの管理には十分ご注意ください(塾はリンクをいつでも作り直せます)。
6. 安全管理
通信の暗号化、アクセス権限の制御(塾ごとにデータを分け、その塾のメンバーだけが読めるようにしています)など、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
7. 保存期間と削除
ご契約中は本サービス内に保存します。ご解約後、塾からの依頼があった場合、または解約から1年を経過した場合は、データを削除します。
8. 開示・訂正・削除のご請求
ご本人からの開示・訂正・利用停止・削除のご請求には、法令に従って対応します。生徒・保護者の方は、まず在籍している塾にご連絡ください。
9. お問い合わせ窓口
VOXA運営事務局:お問い合わせフォーム
10. 改定
本ポリシーを改定する場合は、本ページでお知らせします。